Основные принципы управления бизнес процессами для повышения эффективности работы организации

 

Управление бизнес процессами представляет собой системный подход к идентификации моделированию и оптимизации повторяющихся действий компании для достижения стратегических целей с минимальными затратами ресурсов. В отличие от функционального управления с вертикальной иерархией власти процессный подход ориентирован на конечный результат создающий ценность для внешнего или внутреннего клиента цепи поставок. Автоматизация рутинных этапов снижает влияние человеческого фактора и ускоряет выполнение типовых операций обработки заказа клиента поступление товара на склад.

Карта процесса создаётся путём описания всех шагов от начала до конца с указанием входов и выходов материальных информационных и финансовых потоков между подразделениями компании одного юридического лица. Графическое отображение процесса нотации IDEF BPMN позволяет увидеть лишние согласования и дублирование операций разными отделами заказывающими одинаковую отчётность по разным методикам. Приоритеты улучшения определяются по критериям длительности цикла стоимости выполнения и частоты сбоев передач материалов между этапами цикла Деминга.

Управление процессами начинается с регламентации деятельности сотрудника который должен иметь письменный алгоритм действий в нормальной и нештатной ситуации без отсылок к личному опыту уволившегося коллеги. Регламент описывает сроки исполнения каждого шага ответственного за результат и документ подтверждающий выполнение действия для последующего контроля и аудита. Актуализация документации происходит при каждом изменении программного обеспечения штатного расписания или внешних условий работы климатических транспортных логистических.

Показатели эффективности процесса делятся на ключевые индикаторы результативности достижения цели и операционные метрики производительности на отдельных этапах работы. Время обработки заявки от момента поступления до выставления счёта используется для расчёта пропускной способности отдела продаж в часы пиковой нагрузки дня недели. Коэффициент ошибок при комплектации заказа влияет на повторные обращения в службу поддержки и негативные отзывы сторонних площадок.

Управление процессами с помощью специализированного программного обеспечения обеспечивает автоматический сбор данных о времени выполнения каждой операции в разрезе исполнителей. Система класса BPM управление бизнес процессами позволяет запускать параллельные ветви работы сокращая общее время цикла за счёт одновременного выполнения независимых задач. Dashboard визуализирует текущее состояние процессов красным жёлтым зелёным цветом для быстрой реакции руководителя на отклонения от нормативного хода.

Стандартизация процессов облегчает передачу полномочий новому сотруднику который знакомится с регламентом и приступает к работе без длительного обучения у наставника целый месяц практической работы. Сертификация процессов по стандарту качества способствует выходу компании на международные рынки как надёжного поставщика услуг печати штампов на подпись генерального директора. Расширение бизнеса открытие филиалов в других городах проходит быстрее если в головном офисе разработаны типовые процедуры для всех подразделений.

Непрерывное совершенствование процессов базируется на методологии PDCA цикл Деминга Джурана Шухарта включающий четыре этапа планирование выполнение проверку и корректировку действий работника любой производственной системы. Малые улучшения кайдзен в отличие от прорывных инноваций не требуют больших инвестиций и вовлекают в изменения рядовых сотрудников техкто непосредственно выполняет работу. Сбор предложений по оптимизации от персонала через ящик или специальную форму в учётной системе внутреннего портала компании окупается быстрее чем дорогие консалтинговые проекты годового планирования.

Управление процессами в сервисных компаниях отличается от производственных меньшей предсказуемостью входных параметров и большим участием человека в проведении процедуры выполнения работы. Чёткое разделение обязанностей между фронт офисом работающим с клиентом и бэк офисом выполняющим расчёты и логистику снижает риск ошибок при передаче данных из заказ наряда в кассовую систему. Скрытые потери времени связанные с ожиданием согласования решения руководителя могут быть исключены делегированием полномочий на нижние уровни сотрудникам работа с возражениями клиента.

Внедрение процессного управления в организации требует изменения корпоративной культуры с вертикали власти на горизонталь сотрудничества с общей материальной мотивацией команды. Бонусы за успешное выполнение сквозного процесса распределяются между всеми участниками от логиста до продавца а не только начальникам отделов с окладами. Процессный подход не отменяет иерархию управления но меняет приоритеты с выполнения указаний руководителя на достижение результата удовлетворённого клиента возвращающегося за повторной покупкой.